Saiba o que é Descarregar e como organizar o seu tempo

Em uma era de sobrecarga de informação, saber como organizar o tempo com propósito é a chave para uma vida mais criativa e produtiva. A dica é exteriorizar a sua memória, não usando a sua mente como agenda. Transfira o ônus de organizar do seu cérebro para o mundo exterior. A mente foi feita para criar, não para armazenar. A recuperação da memória é limitada. É mais eficaz que a informação que você precisa esteja em uma pilha física na mesa que entulhada na sua cabeça.

Além disso, anotar as coisas conserva a energia mental que gastamos com a preocupação de possivelmente esquecê-las e com o esforço de não esquecer. Quando temos algo importante na cabeça, especialmente algo a fazer, ficamos com medo de esquecer, por isso nosso cérebro fica ruminando num “loop de ensaio”. Anotar permite que o loop abra mão dessa necessidade relaxando os circuitos para que possamos nos concentrar em algo diferente. Isso tem tudo a ver com a memória externa acima. Transferir o máximo de informação para o mundo externo mantém a cabeça mais livre.

O QUE É DESCARREGAR

É possível ter clareza em relação às atividades que serão feitas durante a semana que vem pela frente. Para isso, basta se sentar em um lugar agradável no fim de semana, preferencialmente no domingo, mas pode ser também no sábado ou na sexta-feira à noite, evite o início da semana. Tenha com você papel e caneta, nada além disso, até porque, segundo Leonardo da Vinci, a simplicidade é o último nível da sofisticação.

Descarregar é o ato de colocar no papel todas ideias e as tarefas que fazem parte da sua rotina ou que estão pendentes.  Pegue uma folha de papel em branco e anote todas as ideias, compromissos, tarefas pendentes e atividades que você executa durante uma semana. Se tiver dificuldade de registrar todas, ande com um caderno para que ele se torne um espaço de insights e de coisas que você lembrou ou precisa lembrar de fazer por um tempo e vá anotando todas as tarefas que surgirem.

E O QUE FAZER DEPOIS QUE DESCARREGAR TUDO NO PAPEL?

Reúna – olhando para as tarefas, junte em blocos aquelas que poderiam ser realizadas em conjunto. Reunir é pegar todas as tarefas descarregadas no momento anterior e agrupá-las por blocos de similaridade. Por exemplo, em vez de passar o dia respondendo e-mails, mensagens de WhatsApp, de Skype, redes sociais e outros meios de comunicação, reúna tudo isto no “bloco de respostas”.

Distribua – pegue o seu calendário de visão semanal. Você pode dividi-lo como uma matriz. Por exemplo, uma matriz 7×3 seria as colunas com os 7 dias da semana, cada dia dividido por 3 linhas formando turnos. Distribuir é pegar todos os blocos de atividades que você reuniu no passo anterior e dividi-los pelos turnos da semana. O coach e empreendedor Geronimo Theml chama esse planejamento semanal de Matriz DRD (Descarregar, Reunir, Distribuir).

Experimente – teste o seu planejamento semanal, pois é bem possível que, ao colocá-lo em prática, você perceba que alocou muito tempo para algumas tarefas e pouco para outras. Pode acontecer também de perceber que poderia juntar outras tarefas em determinados blocos.

Além de todos os benefícios que um planejamento semanal bem-feito propicia, ele ainda vai refletir diretamente na energia, sobretudo do que é conhecido como decision fatigue, que é a diminuição da qualidade das decisões ao longo de um dia.

VOCÊ SABIA?

Há dois estados de atenção do cérebro, o devaneio (quando o cérebro descansa) e o executivo central ( quando se concentra para realizar uma tarefa). Quando devaneamos e conversamos sozinhos (incluindo diálogos com respostas), o diálogo interno é gerado pelos centros de planejamento no córtex pré frontal e as respostas são dadas por outras áreas do cérebro que possuem a informação. As redes distintas no cérebro podem abrigar pensamentos diferentes. Como o ID e o ego. Aliás, é no modo devaneio que o cérebro transforma o que você aprendeu em conhecimento. Se desconectar e pensar sozinho é se conhecer melhor e organizar informações.

Inspirado nos livros A mente organizada de Daniel J. Levitin , A Tríade do Tempo de Christian Barbosa e Produtividade para quem quer tempo de Geronimo Theml.