Saiba o que é Descarregar e como organizar o seu tempo

como organizar o tempo

Em uma era de sobrecarga de informação, saber como organizar o tempo com propósito é a chave para uma vida mais criativa e produtiva. A dica é exteriorizar a sua memória, não usando a sua mente como agenda. Transfira o ônus de organizar do seu cérebro para o mundo exterior. A mente foi feita para criar, não para armazenar.

A recuperação da memória é limitada. É mais eficaz que a informação que você precisa esteja em uma pilha física na mesa que entulhada na sua cabeça. Além disso, anotar as coisas conserva a energia mental que gastamos com a preocupação de possivelmente esquecê-las e com o esforço de não esquecer.

Quando temos algo importante na cabeça, especialmente algo a fazer, ficamos com medo de esquecer, por isso nosso cérebro fica ruminando num “loop de ensaio”. Anotar permite que o loop abra mão dessa necessidade relaxando os circuitos para que possamos nos concentrar em algo diferente.

Isso tem tudo a ver com a memória externa acima. Transferir o máximo de informação para o mundo externo mantém a cabeça mais livre.

O QUE É DESCARREGAR

É possível ter clareza em relação às atividades que serão feitas durante a semana que vem pela frente. Para isso, basta se sentar em um lugar agradável no fim de semana, preferencialmente no domingo, mas pode ser também no sábado ou na sexta-feira à noite, evite o início da semana. Tenha com você papel e caneta, pois como dizia Leonardo da Vinci, a simplicidade é o último nível da sofisticação.

Descarregar é o ato de colocar no papel todas ideias e as tarefas que fazem parte da sua rotina ou que estão pendentes.  Pegue uma folha de papel em branco e anote todas as ideias, compromissos, tarefas pendentes e atividades que você executa durante uma semana. Eu gosto de usar as páginas pontilhadas e espaços quadriculados que tem no Wish Planner. Se tiver dificuldade de registrar todas, ande com um caderno de notas para que ele se torne um espaço de insights e de coisas que você lembrou ou precisa lembrar de fazer por um tempo e vá anotando todas as tarefas que surgirem.

E O QUE FAZER DEPOIS QUE DESCARREGAR TUDO NO PAPEL?

Reúna – olhando para as tarefas, junte em blocos aquelas que poderiam ser realizadas em conjunto. Reunir é pegar todas as tarefas descarregadas no momento anterior e agrupá-las por blocos de similaridade. Por exemplo, em vez de passar o dia respondendo e-mails, mensagens de WhatsApp, de Skype, redes sociais e outros meios de comunicação, reúna tudo isto no “bloco de respostas”.

Distribua – abra o seu calendário de visão semanal do planner. Você pode dividir cada dia de diversas formas como mostrei nesse post. Distribuir é pegar todos os blocos de atividades que você reuniu no passo anterior e dividi-los pelos turnos da semana. O coach Geronimo Theml chama esse planejamento semanal de Matriz DRD (Descarregar, Reunir, Distribuir).

caderno planejador aberto na visão semanal dividida em blocos de tempo com as atividades do dia organizadas
Planejamento semanal no Wish Planner Anual

Experimente – teste o seu planejamento semanal, pois é bem possível que, ao colocá-lo em prática, você perceba que alocou muito tempo para algumas tarefas e pouco para outras. Pode acontecer também de perceber que poderia juntar outras tarefas em determinados blocos. Além de todos os benefícios que um planejamento semanal bem-feito propicia, ele ainda vai refletir diretamente na energia, sobretudo do que é conhecido como fadiga de decisão, que é a diminuição da qualidade das decisões ao longo de um dia.

VOCÊ SABIA?

Há dois estados de atenção do cérebro, o devaneio (quando o cérebro descansa) e o executivo central ( quando se concentra para realizar uma tarefa). Quando devaneamos e conversamos sozinhos (incluindo diálogos com respostas), o diálogo interno é gerado pelos centros de planejamento no córtex pré frontal e as respostas são dadas por outras áreas do cérebro que possuem a informação. As redes distintas no cérebro podem abrigar pensamentos diferentes. Como o ID e o ego.

Aliás, é no modo devaneio que o cérebro transforma o que você aprendeu em conhecimento. Se desconectar e pensar sozinho é se conhecer melhor e organizar informações.

Inspirado nos livros A mente organizada de Daniel J. Levitin , A Tríade do Tempo de Christian Barbosa e Produtividade para quem quer tempo de Geronimo Theml.

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