Como priorizar tarefas com a Lei de Pareto

Adoramos falar sobre alguns conceitos de planejamento no Instagram da Wish Planner. Em uma das nossas postagem explicamos para os nossos seguidores um pouco mais sobre a Lei de Pareto. Esse conceito é importante para conseguirmos priorizar e o foco em poucas tarefas. Apenas aquelas que causam grande retorno em nossas vidas.

A postagem gerou uma dúvida muito boa que resolvemos expandir e detalhar melhor aqui com você que nos segue no blog. 

Se você quer saber mais sobre a Lei de Pareto. Clique aqui nessa postagem no nosso blog. Onde falamos sobre esse e outros modelos mentais que te ajudam a ter mais produtividade.

Trabalhei durante alguns anos como consultor de planejamento em empresas públicas e privadas. Essa experiência ajudou a desenvolver alguns conceitos que abordamos aqui na Wish Planner. E uma das melhores maneiras que aprendi para conseguir priorizar tarefas é utilizar critérios de priorização. Esses critérios te ajudarão a identificar, ordenar e até mesmo cortar tarefas. Os critérios são uma peça fundamental para você conseguir aplicar a Lei de Pareto na sua vida. Mas antes de falarmos sobre critérios de priorização é importante ressaltar que esse é apenas um dos passos que está dentro do planejamento. Seguir as etapas do planejamento te ajudarão a ter mais clareza no momento de priorizar. 

Tenha clareza sobre o seu foco

Aqui na Wish Planner nós utilizamos o Método AGORA para realizar um planejamento pessoal completo. Você também pode seguir o nosso método para o planejamento da sua rotina. No nosso método a primeira etapa é o Autoconhecimento, essa fase é a base que vai te ajudar por todo o caminho. É aqui que você levantará as razões para realizar cada um dos seus objetivos pessoais. Normalmente uma tarefa em nosso planejamento pessoal tem como origem um objetivo. O planejamento é como uma árvore e o tronco é o nosso objetivo pessoal. Os galhos são as tarefas e o fruto é o que recebemos ao final depois de passar por todo o processo. =)

Uma das ferramentas que mais gostamos é a Teia da Vida, ela é simples e serve como uma reflexão inicial para você saber por onde deve começar. Se você quiser pode baixar o nosso template grátis aqui e fazer a sua. 

Quando não passamos por essa etapa todo o restante pode ficar um pouco confuso ou sem direcionamento. Por isso, somente após passar por essa etapa que você seguirá para a segunda etapa, o Garimpo. aqui é onde vamos priorizar tarefas levantadas.  

Cada etapa é importante para seguir adiante e é natural voltarmos em etapas para rever nossas prioridades. A vida está em constante movimento e o seu planejamento deve refletir isso também. Lembre-se “o planejamento é uma trilha e não um trilho”.

Escolha seus critérios de priorização

Criar critérios é um exercício importante para deixar a priorização de tarefas menos subjetiva. Para definir seus critérios faça uma reflexão sobre o que você deseja alcançar durante a semana. Se você realizou a avaliação da teia da vida, pode escolher uma área das áreas para focar. Pergunte-se “Qual principal resultado espero alcançar? Como saberei que essa tarefa conseguiu me ajudar?”. Mesmo que surja algo mais qualitativo, escreva. Não estamos definindo metas, por isso está tudo bem deixar as respostas mais qualitativas. 

Por exemplo, se você escolheu focar na área da saúde saúde você pode ter como resposta ” ter mais disposição durante a semana”. Esse pode ser um dos seus critérios. Portanto você avaliará cada tarefa que te ajudará a ter mais disposição. 

ATENÇÃO: Mesmo que você esteja focando em tarefas do trabalho que possuem um foco que está mais fora do seu controle essas perguntas te ajudarão na reflexão.

Ficou muito complexo?

Se a criação dos critérios ficou muito complexa para você recomendo usar o Impacto como um critério mais genérico. Você avaliará o potencial que a tarefa pode gerar no seu foco/objetivo.

Coloque tudo em lista

O próximo passo é listar todas as tarefas que você deseja priorizar. Você pode utilizar as páginas do seu planner como caixa de entrada. Liste todas tarefas, sem se preocupar em prioridades. Após fazer isso utilize o critério definido para pontuar cada tarefa. Essa é uma avaliação qualitativa de acordo com a sua reflexão, por isso é importante se concentrar por alguns minutos e evitar distrações. Você pode pontuar numa escala de 1-10 ou escrever o grau (alto, médio, baixo).

Defina as atividades prioritárias

Chegou o momento de definir quais serão as suas prioridades. De acordo com a Lei de Pareto existem 20% das tarefas que vão gerar 80% de resultado. Portanto as tarefas que ficam dentro desse percentual serão as prioridades.

PRIORIZANDO AS TAREFAS NO SEU WISH PLANNER
Em ordem decrescente, escolha as tarefas que ficaram com maior pontuação na sua avaliação e agende para que elas sejam realizadas primeiro no seu planejamento semanal. Esse primeiro grupo deverão estar apenas as tarefas 20%.

priorizar tarefa

Por exemplo, se você levantou 10 tarefas para a semana, apenas 2 que tiveram melhor pontuação deverão ser priorizadas.

Seguindo as pontuação das tarefas, aloque 30% das tarefas nos dias seguintes. No nosso exemplo seriam 3 tarefas.
Para você manter o seu foco e energia eu recomendo que avalie a real necessidade das tarefas que ficaram de fora, realize-as apenas se elas estiverem alinhadas com o seu foco ou se você tiver tempo.

Uma outra forma de utilizar o seu planner é destacar um espaço que corresponde a 20% do seu tempo livre. Assim você ocupara o seu planejamento semanal apenas com as tarefas mais importantes e deixará os demais espaços livres para eventuais imprevistos.

Dê o próximo passo:

Com o nosso planner anual você passará por uma jornada completa de planejamento. Aplique o Método AGORA na sua vida com a Wish Planner:

Como priorizar tarefas em resumo

  • Tenha clareza sobre o seu foco
  • Crie critérios de prioridade
  • Faça uma lista de tarefas
  • Ordene as tarefas de acordo com seus critérios
  • Defina e realize as tarefas prioritárias

Espero que tenha gostado. Se tiver alguma dúvida ou sugestão, deixe um comentário. Vou adorar saber. =) 

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