Mentes Organizadas: a especialista em organização Gabriela Brasil

​Começamos hoje o ​Mentes Organizadas. Nesse projeto especial, entrevistaremos pessoas que nos inspiram e ​entenderemos como elas se organizam para uma vida produtiva e realizada. ​=)

Para iniciar com chave de ouro, ​convidamos a especialista em organização, Gabriela Brasil. ​Ela é fundadora e instrutora do programa ​Academia da Organização Digital e consultora em organização pessoal. ​Atualmente mora ​no Vale do Silício, o que reflete a sua constante busca por aprendizado. ​​Esperamos que você possa aproveitar cada resposta e tirar ótimas reflexões. 


Nas atividades do seu dia a dia, no que você se considera expert? Qual é o seu segredo?
​Eu acredito que me tornei uma expert em entender o que funciona pra mim. Tenho muitas atividades ao longo do dia e claro que aparecem várias coisas novas com o decorrer dos meus projetos, mas busco sempre analisar essas atividades e ver como elas estão impactando o meu dia, seja positivamente ou negativamente. Essa observação me ajuda muito a tornar o meu dia mais fácil, então acho que sou uma expert em hackear o que funciona pra mim.

Não existe organização sem olhar pra dentro. A observação, a análise e a permissão de fazer as coisas da forma que funciona pra você ajuda muito a deixar o dia mais leve, com mais propósito e mais produtivo. Meu segredo é me escutar e agir de acordo com o que minha intuição me aponta.

Como você faz para não perder os seus objetivos de vista? Você tem algum rito para ficar sempre em contato com as suas prioridades?
​Eu sou muito atenta as minhas revisões semanais. Toda semana entro em contato com meus objetivos e projetos e isso me ajuda a manter o foco. O meu ritual de revisão semanal acontece geralmente aos domingos no final de tarde. Vou para um lugar tranquilo, coloco uma música, separo os meus materiais (computador, caderninhos e canetas) e por uma hora fico concentrada em planejar a minha semana. É um ritual muito gostoso e que faz muita diferença pra mim, pois é o que me ajuda a ficar em contato com o que mais importa.

Eu sou muito atenta as minhas revisões semanais. Toda semana entro em contato com meus objetivos e projetos e isso me ajuda a manter o foco. O meu ritual de revisão semanal acontece geralmente aos domingos no final de tarde. Vou para um lugar tranquilo, coloco uma música, separo os meus materiais (computador, caderninhos e canetas) e por uma hora fico concentrada em planejar a minha semana. É um ritual muito gostoso e que faz muita diferença pra mim, pois é o que me ajuda a ficar em contato com o que mais importa

​Você usa ​uma ou mais técnicas e ferramentas para gerenciar o seu tempo? Quais benefícios elas ​promovem?
​Por ser consultora de organização e produtividade, tenho conhecimento de várias técnicas diferentes e com o passar dos anos fui implementando na minha rotina um apanhado de métodos e ferramentas que me ajudam no meu sistema.
É como uma colcha de retalhos. Uso o que aprendi no GTD, na Tríade, no ZTD e trabalho bastante também na lógica da minha própria metodologia, a Jornada de Organização. Então sobre técnicas tenho um kit bem vasto e aciono ferramentas e estratégias no momento que preciso delas.

​Sobre ferramentas, utilizo no  meu sistema o Evernote para gerenciamento de notas, Trello para gerenciamento de projetos com a equipe, Todoist para checklists e tarefas recorrentes e Bullet Journal para planejamentos e acordos. Possuo então um sistema misto de organização, que linka ferramentas analógicas com digitais.

Sobre ferramentas, utilizo no  meu sistema o Evernote para gerenciamento de notas, Trello para gerenciamento de projetos com a equipe, Todoist para checklists e tarefas recorrentes e Bullet Journal para planejamentos e acordos. Possuo então um sistema misto de organização, que linka ferramentas analógicas com digitais.

Você pode perceber que o meu sistema foi montado com um apanhado de coisas que funcionam pra mim. O benefício então é que tenho ferramentas e técnicas que podem me ajudar com o meu fluxo. Gosto e aplico a organização personalizada. Cada pessoa tem um jeito e por isso mesmo, observar e descobrir o que funciona pra cada um é a melhor maneira de seguir.
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Cada pessoa tem um jeito e por isso mesmo, observar e descobrir o que funciona pra cada um é a melhor maneira de seguir.

Você pode perceber que o meu sistema foi montado com um apanhado de coisas que funcionam pra mim. O benefício então é que tenho ferramentas e técnicas que podem me ajudar com o meu fluxo. Gosto e aplico a organização personalizada. Cada pessoa tem um jeito e por isso mesmo, observar e descobrir o que funciona pra cada um é a melhor maneira de seguir.

O que você faz para economizar o seu tempo?
​Busco ter um bom relacionamento com tecnologia, pois acredito que boa parte das coisas que tomam o meu tempo possuem origem digital. Então tenho processos para checar redes sociais, responder emails ou ainda, assistir vídeos no YouTube. Isso me ajuda a economizar tempo e ter mais foco.

Outra coisa que me ajuda a economizar o meu tempo para investi-lo em demandas importantes para mim é organizar como vai ser o meu dia, minha semana e o meu mês. Parar para tomar determinadas decisões com antecedência poupa tempo e energia. Planejar e pensar a frente não é perda de tempo, é criação de margens. E por conta dessas margens menos imprevistos acontecem e posso aproveitar o meu tempo de uma maneira melhor.


Como você recarrega as energias? O que você faz quando quer esquecer o trabalho?
​É difícil esquecer completamente do trabalho, pois o que eu faço está muito relacionado ao meu próprio estilo de vida. Mas tenho minhas válvulas de escape e relaxamento. Medito todos os dias para exercitar a minha mente e isso sempre me traz muita energia.

Também faço Yoga e por uma hora fico completamente imersa na minha prática, sem pensar no resto do mundo. Gosto de estar na natureza, encontrar meus amigos e ver filmes. Geralmente quando o bicho pega e me vejo mais estressada, recorro a alguma dessas atividades e me sinto bem mais tranquila e com motivação para retornar ao trabalho posteriormente.

É difícil esquecer completamente do trabalho, pois o que eu faço está muito relacionado ao meu próprio estilo de vida. Mas tenho minhas válvulas de escape e relaxamento. Medito todos os dias para exercitar a minha mente e isso sempre me traz muita energia.

Também faço Yoga e por uma hora fico completamente imersa na minha prática, sem pensar no resto do mundo. Gosto de estar na natureza, encontrar meus amigos e ver filmes. Geralmente quando o bicho pega e me vejo mais estressada, recorro a alguma dessas atividades e me sinto bem mais tranquila e com motivação para retornar ao trabalho posteriormente.

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Como você organiza o seu espaço de trabalho? O que você não pode viver sem para se organizar?
​Boa parte das ferramentas que uso estão no meu computador, então tenho minhas nuvens organizadas para achar tudo com facilidade. O mesmo vale para o email e para o Evernote, por exemplo. Organização Digital é meio lema aqui dentro da empresa.

No mais, meu espaço de trabalho é bem clean. Como tenho um fluxo meio nômade digital, tudo que eu preciso para trabalhar precisa caber dentro da minha mochila. Geralmente o que tenho por perto:

  • Meu computador com mouse e carregadores
  • HDs de trânsito e backup
  • Garrafa de água
  • Carregadores e cabos diversos
  • Estojo com canetas
  • Fone de ouvido
  • Bullet Journal

São essas as coisas que possibilitam minha organização e o bom fluxo do meu trabalho.

Qual a principal dificuldade que você tem em manter a sua rotina organizada? Como vc costuma reverter essa dificuldade?
​Hoje em dia estou tentando trabalhar melhor no volume de atividades, pois felizmente as demandas andam crescendo com o crescimento no negócio. Meu desafio mais recente é adaptar minha carga horário de trabalho desejada a nova realidade do negócio.

Busco trabalhar cerca de 6 horas por dia ativamente. Isto é, na frente do computador, criando ou atendendo. Para não cair na sobrecarga, avalio o volume de coisas, diminuo, negocio. É preciso estar só o essencial. Trabalho com a metodologia de blocos de tempo, que é simples e ideal para quem tem o fluxo mais dinâmico como o meu. Com os blocos fica mais simples de contornar essa dificuldade.

Rapidinhas
Qual livro você sempre indica aos seus amigos?
Essencialismo - A disciplinada procura por menos. Esse é o meu livro de cabeceira.

Qual é o melhor conselho que você já recebeu?
​Você não é responsável pela decisão dos outros.

C​omplete:
Minha manhã perfeita começa com …. ​20 minutos de meditação.

Meu dia ideal não pode faltar… ​meditação e Yoga.

Estou lendo… ​Mude tudo o que quiser - a nova ciência do sucesso pessoal. 

Eu adoraria ver... Aline Valek ​responder essas mesmas perguntas.​

​Existe algo mais que você gostaria de adicionar que possa ser interessante para os leitores?

​Agradeço demais a oportunidade de participar aqui do espaço de vocês! Gratidão!
Eu queria fechar dizendo que quando a gente se empenha nesses processos de organização podemos não apenas evoluir nos nossos projetos, mas também conhecer mais sobre o que funciona pra gente ou não. E isso é impagável! Vale muito a pena entrar nesse processo. E com um caderninho na mão, pode ser bem mais simples. <3

https://gabrielabrasil.com

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O projeto Mentes Organizadas foi inspirado no How I Work. Aqui entrevistamos pessoas que nos inspiram sobre como elas se organizam para uma vida produtiva, para compartilhar esse aprendizado com mais pessoas.

Se você tem alguém para nos indicar que gostaria de ver por aqui nos envie um e-mail 🙂

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