Como priorizar suas tarefas de acordo com o método GTD

Criado pelo americano David Allen, o método GTD (Getting Things Done) visa ajudar a gerenciar o tempo de maneira prática. Em seu best-seller, “A Arte de Fazer Acontecer”, o autor explica os detalhes da técnica.

A metodologia GTD parte do princípio que esquecimentos acontecem, mas podem ser evitados. A solução é tirar os planos e ideias da cabeça e passá-los para um meio “físico”, no papel ou online. Mas só anotar não é o suficiente: é preciso criar uma organização em listas e contextos.

Planejando: Listas por categoria do método GTD

Quem utiliza a técnica precisa fazer listas para organizar seus pensamentos e tarefas. São sete listas principais:

  • Caixa de entrada: lugar onde todas as tarefas são anotadas, tanto tarefas para fazer, quanto tarefas que alguém deseja fazer;
  • Projetos: quando a tarefa pendente precisa de mais de uma ação para ser realizada ela pode ser considerada um projeto e, portanto, entra nessa lista;
  • Próximas ações: tarefas que não têm datas de entrega ou dias específicos para serem feitas;
  • Calendário: aquelas com datas de entrega que precisam entrar num calendário para facilitar a organização.
  • Algum dia: ideias para o futuro e tarefas que ainda não receberam confirmação;
  • Espera: atividades que devem ser feitas por outras pessoas, mas o usuário precisa de retorno sobre elas;
  • Referência: informações que serão usadas em projetos como anotações, links, imagens, fontes bibliográficas, etc.
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Organizando o dia a dia: Listas de tarefas por contexto

Além de dividir as tarefas em listas, o método GTD pede que elas recebam um contexto. Isso quer dizer que é preciso anotar uma situação onde o trabalho será feito. Caso tenha que comprar remédios, por exemplo, o contexto será “farmácia” ou “na rua”. Quando o usuário da metodologia estiver no contexto definido deve fazer todas as tarefas relacionadas.

Se você tem 15 minutos para fazer ligações importantes, não precisa vasculhar todas as suas listas para conferir para quem precisa ligar – você pega somente a sua lista “ao telefone” e faz quantas ligações puder. Se você está no computador, antes de navegar pela internet sem propósito, utilize o tempo inicial (e mais descompromissado) para realizar tarefas que precisam ser feitas enquanto você está ali. Isso ajuda a otimizar o tempo para conseguir fazer atividades relacionadas a um mesmo contexto em um mesmo bloco de tempo. Desta forma, você vai efetivamente dando um fim às suas listas, sem precisar revisar seus projetos o tempo todo.

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A sugestão de listas por contexto do GTD é:

Em casa / na rua / ao telefone / no computador / no escritório / na internet

 

Você pode organizar de acordo com os seus próprios contextos. Se você possui um atelier em casa, pode querer ter uma lista apenas para quando estiver naquele contexto.

 

Fontes: CPDEC, Vida Organizada 

 

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