Como organizar sua lista de tarefas e metas por importância e urgência

Aqui mora o grande segredo: nem todas as tarefas ou metas são iguais em importância. Parece óbvio, mas é neste item que a grande maioria das pessoas se perdem ao organizar metas e tarefas. Uma tática substancial no seu dia a dia pode ser identificar as tarefas mais importantes na sua lista e se concentrar nelas. Todo o resto da lista de tarefas se torna secundário, o que seria bom para alcançar objetivos maiores.

Matriz de Prioridades

Para você se organizar melhor e identificar quais das suas metas merecem mais planejamento, tente utilizar o conceito do Steven Covey, a Matriz de Prioridades. Ela é bem simples de fazer e você precisa apenas criar um desenho como o abaixo:

Com ela você terá um melhor panorama e uma forma efetiva de priorizar tudo o que você precisa fazer. Comece com as tarefas que você julga urgente, depois vá descendo na escala de prioridade e preencha os outros quadrantes da matriz.

Faça imediatamente

As tarefas que você alocou no primeiro quadrante, o de tarefas importantes e urgentes, devem ser feitas imediatamente.

Planeje

As que estão no segundo quadrante, de tarefas importantes mas não urgentes são as que devem receber atenção especial e serem colocadas em um plano de ação, onde você definirá ações e prazos para realizá-las.

Delegue

As do terceiro quadrante, que são urgentes mas não são importantes, você deve analisar se podem ser delegadas a terceiros. Se não, faça quando der, sem tirar a prioridade das tarefas anteriores.

Evite

As do último quadrante, como não são importantes, nem urgente, talvez sequer mereçam a sua atenção e energia. Analise se elas realmente precisam ser realizadas, se for o caso, delegue ou faça quando der.

 

Não subestime o poder da matriz para organizar metas. Ela irá lhe dar um panorama gigantesco sobre suas tarefas e também, com o tempo, te dar a habilidade de priorizar todas as ações que você fizer de forma correta.

 

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Fonte: Salpinx