Mentes Organizadas: O empreendedor no Tattoo2Me Romulo

Hoje conversaremos com Romulo Tavares, que além de nosso amigo é uma das pessoas que mais nos inspira. Cada papo que temos é uma ótima oportunidade de ter ótimas ideias de planejamento e produtividade, e por isso decidimos compartilhar um pouco do conhecimento do Romulo com vocês. Além de programador na Globo.com ele empreende com a sua parceira de vida, Nicole no Tattoo2Me  


Nas atividades do seu dia a dia, no que você se considera expert?
Qual é o seu segredo?
Me considero expert em priorização de tarefas. Antes de iniciar qualquer atividade eu procuro definir todas as tarefas que precisam estar prontas para ter a sensação de conclusão. Depois de definidas, eu as organizo por prioridade. Para cada tarefa sempre me faço a pergunta se aquela atividade sobrevive sem ela, e se eu terminasse o dia sem cumpri-la como me sentiria? No fim, elimino aquelas tarefas que foram ficando para o final e que acabei descobrindo que não eram tão importantes assim.

Um outro exercício que faço é a timeline reversa, ou organização de trás para frente. É um exercício que funciona mais ou menos assim: Vamos imaginar que o objetivo é dar uma festa surpresa de aniversário. A última coisa a ser feita é fazer a surpresa de fato, a penúltima é levar o aniversariante sem ele desconfiar. Antes dela é fazer com que todos os convidados estejam presentes. Antes disso o bolo precisa estar posicionado, e assim vai. Ao organizar de trás pra frente existe muito menos chance de erro, pois o caminho é único, e nosso cérebro é mais preparado para desmontar do que montar coisas. Quando você organiza em ordem cronológica pode acabar errando a ordem das tarefas ou fazendo tarefas desnecessárias.

Como você faz para não perder os seus objetivos de vista? Você tem algum rito para ficar sempre em contato com as suas prioridades?
Eu particularmente adoro objetivos, não consigo imaginar minha vida sem um bom objetivo. Eu acho que alguém sem um grande objetivo não vive, mas apenas sobrevive ao dia a dia. Todos os dias pela manhã eu me questiono se meu objetivo ainda faz sentido, se existe condições de alcançá-lo e o que está faltando para alcançar. Eu sei que estou me perdendo do meu objetivo quando começo a tomar atitudes que me afastem dele. Por exemplo, se meu objetivo é conhecer as 10 praias mais bonitas do Brasil e eu decido viajar para os EUA, percebo que estou tentando fugir do objetivo. No momento em que isso acontece eu tiro um tempo pra conversar comigo mesmo e perguntar por que estou fazendo aquilo. Estar atento aos pequenos desvios e conversar consigo mesmo é essencial. Eu procuro ter a mesma atenção comigo que eu teria com minha namorada.

Eu sou muito atenta as minhas revisões semanais. Toda semana entro em contato com meus objetivos e projetos e isso me ajuda a manter o foco. O meu ritual de revisão semanal acontece geralmente aos domingos no final de tarde. Vou para um lugar tranquilo, coloco uma música, separo os meus materiais (computador, caderninhos e canetas) e por uma hora fico concentrada em planejar a minha semana. É um ritual muito gostoso e que faz muita diferença pra mim, pois é o que me ajuda a ficar em contato com o que mais importa

Você usa alguma técnica ou ferramenta para gerenciar o seu tempo?
Quais benefícios você enxerga na ferramenta/técnica que você usa? 
Eu não uso técnicas ou ferramentas para gerenciar meu tempo, mas o que eu tento fazer é definir alguns limites de tempo para cada tarefa. Se eu vou ver meus emails as 08:00 defino que as 08:15 preciso ter terminado. Se vou me dedicar a ler um livro, vou ler apenas 30 páginas. Se vou ver notícias ou facebook, defino também um limite de 15 minutos. Acho que quando não é estipulado um limite a tendência é ir consumindo mais e mais tempo. Tem uma frase muito boa que diz que custo é igual unha, de vez em quando você precisa aparar, e tempo segue a mesma lógica, de vez em quando é necessário eliminar custos de tempo.

Sobre ferramentas, utilizo no  meu sistema o Evernote para gerenciamento de notas, Trello para gerenciamento de projetos com a equipe, Todoist para checklists e tarefas recorrentes e Bullet Journal para planejamentos e acordos. Possuo então um sistema misto de organização, que linka ferramentas analógicas com digitais.

Você pode perceber que o meu sistema foi montado com um apanhado de coisas que funcionam pra mim. O benefício então é que tenho ferramentas e técnicas que podem me ajudar com o meu fluxo. Gosto e aplico a organização personalizada. Cada pessoa tem um jeito e por isso mesmo, observar e descobrir o que funciona pra cada um é a melhor maneira de seguir.
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Custo é igual unha, de vez em quando você precisa aparar, e tempo segue a mesma lógica, de vez em quando é necessário eliminar custos de tempo.

O que você faz para economizar o seu tempo?
A primeira coisa a se questionar na verdade é quanto custa seu próprio tempo. Poucas pessoas sabem quanto custa o tempo delas, e a gente sempre ouve que tempo é dinheiro. Se você faz um trabalho freelance e ganha R$ 100,00 por hora podemos dizer que seu tempo vale R$ 100,00. Isso significa que se você precisa ir ao banco pagar uma conta e sabe que vai levar 1 hora na fila, logo você está perdendo R$ 100,00. Se você puder pagar um serviço que custe R$ 15,00 e evite de ir ao banco, você economiza R$ 85,00. Eu uso essa lógica para tudo, calculo o tempo que vou gastar, o dinheiro que isso representa e vejo alternativas que possam me economizar tempo e dinheiro. Isso me mantém longe de atividades que não vão me agregar em nada, mas isso não significa que eu deixe de fazer atividades de manutenção de mente e corpo, pelo contrário, eu sei que essas atividades me economizam tempo. 

Como você recarrega as energias? O que você faz quando quer esquecer o trabalho?
Diariamente eu faço meditação pela manhã, e isso me ajuda a limpar a mente, ajustar meu foco e tornar as coisas mais claras. Uma vez ao ano, pelo menos, eu tiro férias em algum lugar com natureza e procuro me desligar completamente do mundo digital. Evito até mesmo falar com amigos e família. Mesmo assim tem vezes que o stress bate, e quando isso acontece eu procuro ir a praia, andar de bicicleta ou fazer trilha ao ar livre. Isso me permite respirar e extravasar minha ansiedade, raiva ou seja lá o que eu estiver sentindo. 

É difícil esquecer completamente do trabalho, pois o que eu faço está muito relacionado ao meu próprio estilo de vida. Mas tenho minhas válvulas de escape e relaxamento. Medito todos os dias para exercitar a minha mente e isso sempre me traz muita energia.

Também faço Yoga e por uma hora fico completamente imersa na minha prática, sem pensar no resto do mundo. Gosto de estar na natureza, encontrar meus amigos e ver filmes. Geralmente quando o bicho pega e me vejo mais estressada, recorro a alguma dessas atividades e me sinto bem mais tranquila e com motivação para retornar ao trabalho posteriormente.

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Como você organiza o seu espaço de trabalho?
O que você não pode viver sem para se organizar?
Meu espaço de trabalho precisa ser o mais limpo possível, pois simplesmente não consigo trabalhar em uma mesa desorganizada ou cheia de coisas. E eu não consigo viver sem meu celular, pois é através dele que anoto todas minhas tarefas, compromissos, objetivos e ideias. Sem ele eu teria uma dificuldade extrema para me organizar.

Qual a principal dificuldade que você tem em manter a sua rotina organizada?
Como você costuma reverter essa dificuldade?
Minha principal dificuldade são com tarefas grandes ou complexas, que apesar de eu saber a importância delas, acabo postergando. Sempre que me deparo com esse cenário procuro quebrar a tarefa em pedaços menores, que possam ser realizados em 1 dia ou menos.  

Rapidinhas
Qual livro você sempre indica aos seus amigos?
Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes - Stephen Covey   

Qual é o melhor conselho que você já recebeu?
Custo é igual unha, de vez em quando é necessário aparar. 

Complete:
Minha manhã perfeita começa com ... um bom banho, onde eu começo a organizar minha mente sobre o que é necessário fazer.

Meu dia ideal não pode faltar… ler um livro.

Estou lendo… As 4 Disciplinas da Execução 

Eu adoraria ver... Rafael Martins responder essas mesmas perguntas.

Existe algo mais que você gostaria de adicionar que possa ser interessante para os leitores?
A organização e processos nascem de um objetivo, o objetivo nasce a partir de uma insatisfação, e a insatisfação nasce da observação. Seja observador consigo mesmo, seja exigente consigo mesmo. As pessoas estão ocupadas demais cuidando da vida alheia e não percebem o quanto estão perdendo tempo, não seja mais uma dessas pessoas, cuide de si, exija de si, e procure ser cada dia uma versão melhor de si mesmo. 

https://gabrielabrasil.com

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O projeto Mentes Organizadas foi inspirado no How I Work. Aqui entrevistamos pessoas que nos inspiram sobre como elas se organizam para uma vida produtiva, para compartilhar esse aprendizado com mais pessoas.

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